17 Unbekannte E -Mail -Etikette -Regeln, die Sie jemals beigebracht haben

Wenn es um E -Mails geht, denken Sie vielleicht, Sie wissen alles, was es zu wissen gibt. Schließlich senden und erhalten die meisten von uns durchschnittlich 121 E -Mails pro Tag, Laut dem Tech -Marktforschungsunternehmen die Radicati Group. Aber obwohl Sie wahrscheinlich jeden Tag einen bedeutenden Teil von jedem Tag in Ihrem Posteingang verbringen, könnten Sie wahrscheinlich ein oder zwei Dinge lernen. Tatsächlich gibt es eine Menge E -Mail -Etikette -Regeln, die Ihnen und vielen anderen Personen in Ihrer Kontaktliste regelmäßig entsprechen,. Ich möchte sicher sein, dass Sie elektronisch höflich sind? Hier sind die 17 goldenen E -Mail -Regeln, die Sie wahrscheinlich nicht wussten, aber es müssen es wissen müssen.

1 Antworten Sie in der Minute, in der Sie eine E -Mail erhalten, auch wenn Sie mehr Zeit benötigen.

Niemand schätzt es, eine Antwort auf eine E -Mail -Wochen nach dem Versenden zu erhalten. Tatsächlich ergab eine Umfrage aus dem Jahr 2018, die von Toster Performance Solutions von Beratern durchgeführt wurde. (Entwerfen Sie jetzt Entschuldigungsnotizen für Ihre Buchhaltungsabteilung!)

Natürlich fordern einige E -Mail -Antworten, dass Sie Ihre Gedanken überkauen und eine gemessene Nachricht aufstellen,. In diesen Fällen ist die Lösung einfach: Antworten Sie innerhalb von Minuten, damit der Absender seine Nachricht erhalten hat, benötigt aber etwas mehr Zeit, um die Dinge zu sortieren. Auf diese Weise wissen sie, dass Sie ihre E -Mail berücksichtigt haben und sie nicht einfach ignorieren.

2 Verwenden Sie "alle" mit Vorsicht "alle".

Es gibt einen entscheidenden Unterschied zwischen den Optionen "Antwort" und "Antwort" All ". Und doch wissen viele E -Mail -Benutzer leider nicht. Wenn Sie einer von ihnen sind, wissen Sie, dass jeder Empfänger, der in der ursprünglichen Nachricht CC CC war, Ihre Antwort erhält, wenn Sie den letzteren auswählen.

Diese unnötigen Massenbotschaften sind eine solche Geißel, es gibt einen umgangssprachlichen Begriff, um sie zu beschreiben: "Antwort Allpokalypse antworten."Überlegen Sie also, wer Ihre Antwort wirklich lesen muss: das gesamte Unternehmen oder nur der ursprüngliche Absender, wenn Sie das nächste Mal auf eine Massen -E -Mail antworten müssen?

3 Wenn Sie eine Antwort von jemandem wollen, cc nicht cc sie.

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Wenn Sie jemanden in einer E-Mail CC haben-was bedeutet. Und als Ausbildungsprofi Dannielle Walz Warnt, wenn die CC -Option missbraucht wird, kann zu Kommunikationsproblemen führen.

"Wenn Sie Ihre Kollegen in viele E-Mails CC-Ing innern, können sie Ihre E-Mails aufhören, Ihre E-Mails als wichtig zu betrachten, und können sie direkt in einen" Referenzordner "oder" Lesen "-Streinordner" einlegen ", schrieb sie in einem LinkedIn-Beitrag. "Dies kann dazu führen, dass wichtige Informationen in Zukunft übersehen werden."

Wenn Sie also eine Antwort von jemandem erwarten, geben Sie ihre E -Mail -Adresse in das Feld "zu" und verwenden Sie die Funktion "CC" sparsam.

4 Verstehen Sie, wann und wann nicht BCC verwendet werden soll.

Das BCC -Feld ist noch komplizierter und entgeht selbst den erfahrensten E -Mail -Benutzern ständig. Aber lassen Sie es uns aufschlüsseln: BCC steht für "Blinde Carbon Copy", während es dem CC-Ing ähnelt. BCC-ING zeigt die E-Mail dieser Person nicht an andere Empfänger an, was bedeutet eingeschlossen sie.

Also, wann ist es in Ordnung, BCC zu verwenden?? Hillel Fuld von Inc. Die Zeitschrift sagt, es sei ausschließlich Massen -E -Mails oder wenn jemand Sie per E -Mail an eine andere Person vorstellt.

"Wenn Sie in jedem anderen Fall jemandem per E-Mail und BCC jemand anderem per E-Mail eine E-Mail senden, sind Sie unehrlich wie oder nicht". "Sie senden eine E -Mail an Person x und ohne sie zu wissen, lassen Sie die Person Ihre Konversation abhören. Person X hat keine Ahnung, dass jemand anderes diese E -Mail liest, wenn Sie sie in Wirklichkeit heimlich auch an jemand anderen gesendet haben."

5 Verwenden Sie Ausrufezeichen sparsam.

Es ist einfach, hier und da ein Ausrufezeichen in Ihre E -Mails zu werfen, aber versuchen Sie, es nicht zur Angewohnheit zu machen. Während sie historisch zur Aufregung verwendet werden, können die Ausrufezeichen in einer E -Mail leicht mit der Phonität oder passiven Aggressivität verwechselt werden.

"Die Verwendung des unnötigen Ausrufezeichens in [einer] E -Mail kann die zugrunde liegende Bedeutung Ihres Textes leicht zerstören," Anna Verasai erklärt weiter HR Digest. "Verwenden Sie es nur, wenn Sie etwas betonen müssen, das wichtig ist. Überlegen Sie, wie Ihr Leser die Nachricht interpretieren könnte, wenn er sie lesen."

6 Seien Sie vorsichtig mit Ihrem Gebrauch von Humor.

Jeder liebt ab und zu einen guten Witz, aber weil Ton falsch interpretiert werden kann, wenn sie nicht persönlich korrespondieren, ist es am besten, die Witze aus Ihren E-Mails herauszulassen. "Reservieren Sie den Humor für einen Anruf oder persönlich", Professor für Business Writing, David Silverman, schrieb in der Harvard Business Review. "Auf diese Weise könnte ich sagen, wenn es am anderen Ende der Linie oder auf der anderen Seite des Konferenztischs fassungslos schweigend ist: 'Ich denke glaube, ich werde jetzt aufhören.'"

Aber im Ernst: Eine zentrale Studie von 2005, die in der veröffentlicht wurde Zeitschrift für Persönlichkeit und Sozialpsychologie zeigte, dass die Absender, dass ihre Empfänger ihren Ton in 80 Prozent der Fälle genau entschlüsseln konnten, die Empfänger tatsächlich nur 56 Prozent der Fälle genau lesen konnten, um Ton genau zu lesen.

7 Überspringen Sie den Slang.

Mit dem Aufstieg von Instant-Messaging sind verkürzte Formen der englischen Sprache weit verbreitete "U" für "Sie" oder "wollen" anstatt "wollen" geworden."Aber genau wie Humor hält sich nicht oft, wenn es um E-Mails geht, Slang ist ein ähnliches No-Go. Laut einer OnePoll -Umfrage hielten 37 Prozent der Menschen die Verwendung der Slang am Arbeitsplatz für inakzeptabel, und 55 Prozent sagten, überspringen Sie das "LOL", wenn es darum geht, Ihren Chef per E -Mail zu senden.

8 Achten Sie auf die Betreffzeile.

Betreffzeilen sind einfach, aber notwendig. Und da ein Großteil der E-Mails auf Mobilgeräten-55 Prozent gelesen wird, ist es wichtig, sie zu nageln. Kurze, prägnante und direkte Betreffzeilen sind am besten. Der Zweck Ihrer E -Mail sollte klar angegeben werden und Sie sollten sie auf fünf oder weniger Wörter beschränken, da mobile Geräte danach alle Wörter abschneiden.

9 Fügen Sie eine Signatur ein.

Haben Sie jemals eine E -Mail von jemandem bekommen und sich gefragt: "Wer ist das? aus?"Obwohl die Adresse des Absenders Ihnen ein paar Hinweise darauf geben kann, wer sie sind, reicht es manchmal nicht genug. Eine Unterschrift am Ende Ihrer E -Mail kann den Empfänger sofort darüber informieren, wer Sie sind, was Sie tun und wie sie Sie weiter in Verbindung setzen können.

Die Leute der Integrated Marketing Agency Ocreative sagen, dass eine E -Mail -Signaturbox "wie jedes Mal, wenn Sie eine E -Mail senden."Wenn Sie noch keine haben, fügen Sie eine Signatur hinzu, die Ihren vollständigen Namen, Ihre Position, Ihre Telefonnummer, Ihre E -Mail, Ihre Website und Ihr Business -Logo enthält.

10 Denken Sie daran zu küssen (halten Sie es kurz und einfach).

Die Kussmethode ist etwas, das den meisten von uns in der Grundschule unterrichtet wurde, aber das bedeutet nicht, dass sie später im Leben weniger notwendig ist. Boomerang, eine E -Mail -Produktivitäts -App, recherchierte die Schlüsselmethoden, um mehr E -Mail -Antworten zu erhalten. Ihr größter Imbiss? Es ist am besten, zu schreiben, als wären Sie acht Jahre alt.

Ihre Untersuchungen ergab, dass E-Mails, die in einem Lesestufe der dritten Klasse geschrieben wurden.

11 Auf die Aufmerksamkeit auf die Bindungen aufmerksam machen.

Anhänge sind manchmal ein notwendiger Bestandteil des E -Mail. In langen E -Mail -Ketten können sie manchmal unbemerkt oder übersehen bleiben, und unerwartete Anhänge sind in der Regel auch ungeöffnet, da die Empfänger vor elektronischen Viren vorsichtig sind.

Die beste Lösung besteht darin, Ihre Anhänge im Körper Ihrer E -Mail anzurufen. Grammatary sagt, der beste Weg, um den Empfänger über Anhänge zu informieren Einzelheiten."

12 Standardisieren Sie Ihre Schriftart.

Wenn Sie mit Schriftstilen und Farben Spaß machen können, gibt es keinen Platz für leuchtend rosa Comic -Sans in der professionellen Welt. Wie sich herausstellt, ist die Schriftnutzung der Schriftart äußerst wichtig, wenn es um die digitale Kommunikation geht Colin Webildon, Autor von Typ & Layout: Kommunizieren Sie oder machen Sie nur hübsche Formen?? "Es ist möglich, drei Viertel unserer Leser einfach durch die Wahl des falschen Typs wegzublasen", sagte er amerikanischen Schriftstellern und Künstlern.

Welche Schriftarten sollten Sie also festhalten, wenn es um E -Mails geht?? Magemail empfiehlt Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS oder Arial.

13 alles Korrekturlesen.

Beim Schreiben einer E -Mail machen Sie wahrscheinlich einen Fehler. Immerhin sind Sie nur ein Mensch. Fehler sind jedoch nicht oft vorbei, wenn es um Arbeiten E -Mails geht. In einer grammatarischen Umfrage mit fast 2.000 Befragten gaben 67 Prozent an nicht Okay, Tippfehler in E -Mails zu machen, während nur 6 Prozent der Meinung waren, dass es ein akzeptabler Fehler sei.

14 Geben Sie die E -Mail -Adresse zuletzt ein.

Der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Sie keine E -Mail senden, bevor sie fertig ist oder bevor sie von Tippfehler befreit wurde? Warten Sie, bis alles in der Tippform ist, bevor Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben. Wie Sie wissen, ist es eines der einfachsten, E -Mail -Fehler zu machenMöglichkeiten, den falschen Eindruck zu hinterlassen.

"Es ist nicht nur Professionalität, das ist das Problem" Karen Kessler, Präsident von Evergreen Partners erzählte Forbes. "Was auf dem Spiel steht, ist der Ruf des Mitarbeiters und des Unternehmens oder der Organisation. Wir haben festgestellt."

15 und Dreifachbeschaffung des Namens Ihres Empfängers.

Ein großer Fehler, den Sie vermeiden sollten, ist die Schreibweise des Namens Ihres Empfängers falsch. Stellen Sie also sicher. Viele Menschen sehen den Akt des Fehlschreibens eines Namens als faul und rücksichtslos an, besonders Wenn sich die richtige Schreibweise in der E -Mail -Adresse befindet. Was sollten Sie tun, wenn Sie diesen Fehler versehentlich machen?? Kathryn Shanley, Besitzer meiner Redaktion mit Red Pen, sagt eine sofortige Entschuldigung ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung Ihrer Glaubwürdigkeit.

16 Verwenden Sie für professionelles Geschäft eine professionelle E -Mail -Adresse.

Während eine persönliche E -Mail -Adresse in Ordnung ist, wenn sie mit Freunden oder Familie korrespondieren, fassen Sie sie nicht aus dem professionellen Geschäftsbereich heraus. Dies ist besonders wichtig in einer Verbraucher-Verkäufer-Situation. Eine Godaddy -Umfrage von 2016 unter 1.000 Amerikanern ergab, dass 75 Prozent der Ansicht sind.

"Sie vergessen nie einen ersten Eindruck, entweder im wirklichen Leben oder online", Steven Aldrich, sagte in einer Erklärung. "Oft findet Ihre erste direkte Interaktion mit einem Kunden über E -Mails statt, und so ist es sehr wichtig, in diesem Zusammenhang professionell auszusehen."

17 Denken Sie daran, dass alles geteilt werden kann.

Egal, ob es wichtig ist, wenn Sie durch die Weiterleitung, BCC-Ing oder einfach Ihr Telefon im Gesicht eines Menschen blinken, sich daran erinnern, dass alles, was Sie in einer E-Mail schreiben, von jemand anderem als dem beabsichtigten Empfänger gesehen werden kann. Daher sollte Ihre gesamte E-Kommunikation professionell und risikofrei sein. Schließlich können E -Mails sogar vor Gericht zulässig sein. Daher ist es am besten, nie etwas zu senden, das später gegen Sie verwendet werden könnte. Und für weitere Möglichkeiten, um Ihr Arbeitsleben zu verbessern, lesen Sie die 25 Genius -Tricks, um schlauer und nicht härter.

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