Hier ist die einzige Office-Nachricht, die Sie haben sollten

Ferientage. Krankheitstage. Persönliche Tage. Feiertage. Für den potenziellen Leidwesen Ihres Chefs ist dies die unvermeidliche Arbeit des Work-Life-Gleichgewichts: Sie Wille Verbringen Sie etwas Zeit von Ihrem Schreibtisch und es Wille Sei mehr als nur eine Mittagspause. Und für die Millionen von Büroangestellten da draußen ist eines für die Tage, an denen Sie nicht an der Tastatur gekettet sind.

Jetzt ist es eine Kunst wie eine Wissenschaft, die perfekte Botschaft außerhalb des Office zu machen, wie es eine Wissenschaft ist. Es muss professionell und dennoch sympathisch, prägnant und dennoch informativ, stumpf und dennoch höflich sein. "Der Schlüssel ist, die folgenden fünf Dinge klar zu machen", sagt Jane Scudder, Ein zertifiziertes Leben, Führung und Karriere -Trainer sowie Professor an der Loyola University Chicago's Business School. "Wenn Sie unterwegs sind; wenn Sie zurückkehren; wenn Sie E -Mails überprüfen oder nicht; wenn Sie telefonisch verfügbar sind oder nicht; wen Sie in Ihrer Abwesenheit kontaktieren sollen."Danach sagt sie:" Der Rest ist nur Stil!"

In diesem Sinne ist hier ihr empfohlenes Format, das für jede Situation funktionieren würde:

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin von Mittwoch, 15. November bis Freitag, den 17. November, ohne Zugang zu E -Mails. Wenn dies dringend ist, wenden Sie sich bitte an [die Person, die sich unter Ihnen in der Kette von Befehlsketten befindet-oder, wenn Sie einen haben, den Namen Ihres niedrigen Assistenten] unter [der E-Mail-Adresse]. Andernfalls werde ich auf alle Nachrichten antworten, wenn ich zurückkomme. AE0FCC31AE342FD3A1346EBB1F342FCB

Wie Sie sehen können, müssen Sie nicht sagen Warum du bist draußen; Das ist niemandes Geschäft außer Ihnen und, abhängig von den Umständen, die Ihres Chefs. Scudder ist auch sicher, dass die Bezeichnung Ihrer Telefon- oder E -Mail -Verfügbarkeit ebenfalls optional ist, aber es ist in Ordnung, "[wenn] Sie zeitweise angeben, dass Sie zeitweise prüfen werden."Sie können auch feststellen, dass es" alle Nachrichten "und nicht" Ihre Nachricht "sind."Während es verlockend sein mag, Ihre außerordentliche Nachricht zu personalisieren eine Menge von E-Mail-Es kann eine Weile dauern, bis es antwortet.

Schließlich eine Notiz zu Daten. Es gibt einige umgangssprachliche Meinungsverschiedenheiten darüber, was der Datenbereich in Ihrer Nachricht bedeutet: Zeigt das zweite Datum an zurückkehren an diesem Tag oder dass es das ist letzter Tag Du wirst draußen sein? Daraufhin ist Scudder fest: Es zeigt an dem letzten Tag, an dem Sie draußen sein werden.

Ein paar zusätzliche Regeln, die Sie berücksichtigen sollten: Wenn sich Ihre Freizeit an einem Wochenende erstreckt und Sie am Montag wieder im Grind sein werden, müssen Sie den vorhergehenden Sonntag nicht auf Ihrer außerhalb der Office-Nachricht auflisten. Die meisten Menschen arbeiten an Wochenenden nicht, daher ist der Freitag in Ordnung. Wenn Sie jedoch einen Tag später in der Woche zurückkommen, sollten Sie das Wochenende in Ihrem Zeitraum wie so einbeziehen: Von Mittwoch, 15. November bis Dienstag, 21. November.

Nachdem Sie nun gemeistert haben, dass Sie eine außerordentliche Nachricht entworfen haben. 

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