15 Möglichkeiten, wie Sie E -Mails falsch schreiben

In Bezug auf Kommunizier der digitalen Ära teilt keiner die Allgegenwart von guten, altmodischen E-Mails. Alle beteiligt an E -Mails. Laut Daten, die von der Radicati Group, einem technisch-zentrierten Marktforschungsunternehmen, gesammelt wurden, entlassen wir gemeinsam fast 270 Milliarden E-Mails aus pro Tag. Das Schreiben von E-Mails ist ein so hart verdrahteter Teil des Alltags, dass es für alle inzwischen die zweite Nature für alle für alle sein sollte. Mit anderen Worten, es gibt keine Entschuldigung dafür, eine E -Mail falsch zu entwerfen.

Und doch sind viele E -Mails voller Fehler. (Ich würde wetten, dass von diesen 270 Milliarden solide 260 Milliarden in diese Kategorie fallen.oder der doppelte Bindestrich). Ja, es gibt viele Dinge, die Sie im E-Mail-Schreibvorgang vermasseln können. Hier finden Sie die häufigsten Straftäter und lernen auch, wie man sie repariert. Wo es vorher keine Entschuldigung gab, gibt es Wirklich Keine Entschuldigung jetzt. Und für erstaunlichere Ratschläge für das Büroleben lernen Sie die 25 genialen Möglichkeiten, um Burnout des Büros zu erobern.

1 Sie melden sich mit irgendetwas anderes als "am besten ab."

Aufrichtig. Danke. Mein Bestes. Oder einfach nichts. Es stehen unzählige E-Mail-Abmeldungen zur Auswahl. Aber durch die Verwendung vieler der gemeinsamen, wie diese vier, riskieren Sie, als zu formal, zu kalt, zu faux-nun oder zu distanziert (jeweils). Spielen Sie auf Nummer sicher Am besten. Laut Patricia Napier-Fitzpatrick funktioniert es für jede Situation und landet direkt im Zentrum des formalinformalen Venn-Diagramms. Kurz gesagt, es ist Ihre beste Wahl.

2 Sie verwenden fremde Wörter in Ketten.

Sobald ein Gespräch beginnt, ist es nicht erforderlich Hi oder Liebling oder Danke oder am besten. (Doppelte, wenn Sie in einem engmaschigen Büro arbeiten, in dem Gespräch mehr als nur eine Wasserkühlernotwendigkeit ist.) Grüße und Valedikationen überladen einfach Ihre E -Mail und unterbrechen Sie den Gesprächsfluss. Starten Sie sicher jede Kette mit ihnen, aber lassen Sie sie so schnell wie möglich ab.

3 Sie gehen viel über die Wortanzeige.

Nach einer Studie von 40 Millionen Business -E -Mails, die von den Leuten bei Boomerang, der Produktivitäts -App, durchgeführt werden, es gibt eine perfekte Länge der Verkaufs -E -Mails. Stellen Sie zur maximalen Wirksamkeit sicher, dass Ihre E -Mail nicht kürzer als 50 Wörter und nicht länger als 125 ist. (Ja, das schließt die vier bis sechs Wörter, für die Sie verwenden His und TschüssS.) Und für mehr Möglichkeiten, die Kunst des elektronischen Messagings zu beherrschen, lernen Sie die 17 genialen E -Mail -Hacks, die Ihr Leben verbessern werden.

4 Du hast doppelte Abteilung.

Um sofort selbst zu altern, setzen Sie am Ende jedes Satzes zwei Felder an. Die Doppel-Raum-A-Praxis, die Sie heutzutage nur in E-Mails von Anwälten, Ärzten und Ihren Großeltern im 19. Jahrhundert in E-Mails sehen werden. In jenen Tagen konnte Tinte flocken und Perioden können es möglicherweise nicht zum endgültigen Drucklauf schaffen. Der zusätzliche Raum diente sozusagen als Kissen der Klarheit, um sicherzustellen, dass ein Leser mit Sicherheit weiß, dass ein Satz vorbei war.

Eine digital funktionierende Ära ist für den doppelten Raum überhaupt nicht erforderlich. In der Tat haben Verlagshäuser, Zeitungen und Zeitschriften die Praxis des Doppelspaziergang 1940er Jahre, Nach dem Aufkommen von IBMs Manager, einer erstklassigen Schreibmaschine. Leute, es ist 2018. Sie sollten Ihre Sätze aus dem Abstand bringen wie. Das.

Nicht.  Wie.  Das.

5 Du bist doppelhyphen.

Der EM -Dash (einer davon: -) ist das, was Sie machen möchten. Schlagen Sie die Schicht, Alt, und das Bindestrich (dieser: -) Tasten gleichzeitig.

6 Sie verwenden die falsche mobile Signatur.

Sicherlich haben Sie einige erschreckende E-Mail-Signaturen gesehen, von denen die meisten von der immer arbeitenden Menge stammen. ("Vom Handy geschickt. Bitte verzeihen Sie alle TPYOs ", ist ein Klassiker.) Machen Sie nicht die gleichen Fallstricke. Wenn Sie eine E-Mail von der Straße abfeuern, sagen Sie einfach das, das störtlich. Entsprechend Ben Dattner, Ein Executive Coach, die beste mobile E -Mail -Signatur, die Sie haben können, ist so einfach wie: "Von der Straße gesendet."Es ist klar, effektiv und hat sogar den zusätzlichen Bonus, einen Hauch von Kerouac-ähnlicher Nonchalance hervorzurufen.

7 Sie kopieren falsch.

Wenn Sie Text aus einer externen Quelle kopieren-ein Wortdokument oder eine Excel-Tabelle, möchten Sie vor dem Schlagen alle Formatierungen löschen schicken. Andernfalls wird Ihr Text im Posteingang des Empfängers angezeigt. Wenn Sie eine der Milliarden von Google Mail -Nutzern sind, markieren Sie den Text, den Sie benötigen, und klicken Sie auf das kleine "TX" -Box. Sie werden das ganz rechts von dem finden Formatierungsoptionen Symbolleiste. (Das ist der Knopf, der so aussieht: A.) AE0FCC31AE342FD3A1346EBB1F342FCB

8 Sie schreiben definitiv OOO -Nachrichten falsch.

Wie Jane Scudder, Professorin an der Loyala University Chicagos Business School, berät, gibt es ein und nur ein Format, das Sie folgen müssen, wenn Sie eine außer Office-Nachricht verfassen:

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin von Dienstag, dem 12. Juni bis Freitag, dem 15. Juni, ohne Zugang zu E -Mails von Dienstag, 12. Juni bis Freitag, den 15. Juni. Wenn dies dringend ist, wenden Sie sich bitte an [die Person, die sich unter Ihnen in der Kette des Befehls oder, wenn Sie einen haben, Ihren zukünftigen Namen des E-Assistenten] unter [der E-Mail-Adresse] in Kürze ein. Andernfalls werde ich auf alle Nachrichten antworten, wenn ich zurückkomme.

Für Details auf Nitpick-Ebene, z. B. ob Sie die Nachricht an Ihrem letzten Tag oder an Ihrem ersten Tag zurück beenden oder ob Sie eine Telefonnummer von nicht nur unsere offen beraten sollen zu umfassende Leitfaden in dieser Angelegenheit.

9 Sie vermasseln die Befestigungen.

Niemals Bildanhänge in eine E -Mail ziehen und fallen lassen. Während des Prozesses können Sie die Abmessungen oder die Dateigröße des Bildes, dh Ihr Empfänger kann eine geringere (hässliche und pixelige) Version des Fotos erhalten. Legen Sie sich stattdessen in Ihrer E -Mail zum Symbol für das Papierclip -Symbol und finden Sie die Datei auf diese Weise.

10 Du bist nicht hyperlinkend.

Das Werfen von URLs willkürlich in den Körper einer E -Mail ist hässlich, umständlich und vor allem leicht zu reparieren. Heben Sie einfach den Text hervor, den Sie hyperlinkiert haben möchten. Hit Kommando-K, und fügen Sie die URL in das Feld ein, das auftaucht. Dann sieht Ihr Text so aus.

11 Sie verwenden zu viele Perioden.

Die Sprache entwickelt sich über den Zeitpunkt, aber ich beziehe mich nicht nur auf Wörter mit merkurialen Bedeutungen oder vorübergehenden Phrasen, die für die Geschichte verloren gegangen sind. Interpunktion ändert sich auch. Nehmen Sie zum Beispiel die Periode. Seit Jahrhunderten bedeutete es, dass ein Satz vorbei ist und sonst nichts. Es war völlig ohne Substanz oder Emotionen darüber hinaus.

Aber heutzutage, als Forscher an den Universitäten von Binghamton und Rutgers festgestellt haben. (Obwohl Sie keine Wissenschaft brauchen, um Ihnen das zu sagen, dass "das in Ordnung ist." oder Nein."Sie erhalten sich wie eine Schleuderin an.) Also, es sei denn, es ist eine formelle E -Mail, minimieren Sie Ihre Periodennutzung. Verwenden Sie weniger Interpunktions-Interpunktions-Aussagen, Ellipsen, Kommas, Kolons und Semikolons, um Ihre Gedanken zusammenzuschließen.

12 Sie machen Betreffzeilen alle falsch.

Die meisten Desktop -E -Mail -Posteingänge schneiden die Anzeige der Betreffzeile mit 60 Zeichen ab. Auf Smartphones wird diese Anzeige jedoch je nach Gerät bei einer Zeichenzahl von nur 25 abgeschnitten. (Größere Bildschirme wie die auf dem iPhone 8 Plus werden bis zu 30 Zeichen angezeigt.) Um sicherzustellen, dass Ihre gesamte Betreffzeile gelesen wird, halten Sie die Dinge kurz und süß. Oh, und vergiss nicht, es auszufüllen. Nur wenige Dinge sind umsichtiger, als eine E -Mail von einem Fremden zu erhalten "(kein Thema)".

13 Sie verwenden die falsche Schriftart.

Helvetica ist banal. Times New Roman ist hochmütig. Comic Sans ist… .einfach nein. Halten Sie sich beim Entwurf von E -Mails an die Basis: ohne Serife. Es ist unfuss und leicht zu lesen. Außerdem rendert die Schriftart in jedem Webbrowser, so.

14 Sie schieben alles in einen Absatz.

Es ist unansehnlich und, je nachdem, wie viel Sie sagen, unorganisiert zu einem verwirrenden Abschluss ist. Folgen Sie dieser Regel: Jeder Absatz sollte haben eins Punkt, und jeder Punkt verdient seinen eigenen Absatz (auch wenn es sich nur um einen Satz handelt). Brechen Sie Ihren Text entsprechend auf.

15 Sie machen Tippfehler.

Du bist besser als das.

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